In vielen Betrieben gibt es jemanden der jeden Montag morgen die gleiche Datei öffnet, Zahlen aus verschiedenen Quellen zusammenkopiert und daraus einen Bericht baut. Das dauert ein bis zwei Stunden, es passieren Fehler und die Zeit fehlt für andere Aufgaben. Dieser Ablauf lässt sich automatisieren.
Ein Bericht der immer gleich aufgebaut ist und immer aus denselben Quellen kommt, sollte nicht von Hand entstehen. Das ist kein Urteil über die Person die ihn erstellt, sondern eine Frage der richtigen Werkzeuge.
Berichtswesen wächst meistens organisch. Jemand braucht eine Auswertung, baut sie in Excel, schickt sie weiter. Die Auswertung wird nützlich, wird zur Routine und irgendwann zur Pflicht. Drei Jahre später pflegt jemand anders dieselbe Datei, weiß nicht mehr woher alle Zahlen kommen und hat Angst etwas zu ändern.
Das Ergebnis sind Berichte die funktionieren, aber zu viel Zeit kosten, zu fehleranfällig sind und nur von einer Person verstanden werden. Fällt diese Person aus, stockt das Berichtswesen.
Wir analysieren zunächst welche Berichte regelmäßig erstellt werden, woher die Daten kommen und wie der Ablauf derzeit aussieht. Daraus ergibt sich ein klares Bild welche Berichte sich für Automatisierung eignen und welche Reihenfolge sinnvoll ist.
Automatisierung im Berichtswesen funktioniert nur wenn die Ausgangsdaten verlässlich sind. Schlechte Datenqualität in den Quellsystemen führt zu falschen Berichten, egal wie gut der Automatisierungsprozess aufgebaut ist. Deshalb beginnen wir immer mit einer ehrlichen Einschätzung der Datenqualität, bevor wir irgendetwas automatisieren.
Außerdem ist es wichtig die Berichte nicht eins zu eins zu übertragen. Ein manueller Bericht enthält oft Informationen die niemand mehr aktiv nutzt, weil sie mal gebraucht wurden und dann einfach drin blieben. Eine Automatisierung ist die Gelegenheit aufzuräumen und nur das zu behalten was wirklich entschieden wird.
Das Ziel ist nicht ein automatisierter Bericht. Das Ziel ist eine Entscheidungsgrundlage die zuverlässig und ohne Aufwand zur Verfügung steht.
Der offensichtliche Gewinn ist Zeit. Wer zwei Stunden pro Woche weniger für Berichte aufwendet, hat am Jahresende mehr als hundert Stunden für andere Aufgaben. Dazu kommt weniger Fehlerrisiko, weil manuelle Schritte wegfallen, und mehr Verlässlichkeit, weil der Bericht immer zum selben Zeitpunkt in derselben Qualität vorliegt.
Weniger offensichtlich aber genauso wertvoll: die Abhängigkeit von einzelnen Personen sinkt. Der Bericht läuft auch wenn jemand krank ist, im Urlaub oder das Unternehmen verlässt.